ΕΛ/ΛΑΚ | creativecommons.gr | mycontent.ellak.gr |
freedom

Εγκατάσταση Nextcloud για τις ανάγκες ενός οργανισμού

Σε αυτό το άρθρο, θα παρουσιάσουμε τα πλεονεκτήματα και τις δυνατότητες της σουίτας εφαρμογών Nextcloud. Αυτό το άρθρο βασίστηκε στην εμπειρία που αποκτήθηκε από την εγκατάσταση του Nextcloud για εσωτερική χρήση στον Οργανισμό Ανοιχτών Τεχνολογιών (ΕΕΛΛΑΚ). To άρθρο στα Αγγλικά.

https://nextcloud.com/wp-content/themes/next/assets/img/logo/nextcloud-logo.png?x53054

Το Nextcloud είναι μια σουίτα εφαρμογών γραφείου για τη δημιουργία και τη χρήση υπηρεσιών φιλοξενίας και διαμοιρασμού αρχείων, συνεργατικής επεξεργασίας εγγράφων και πολλών άλλων. Η πρόσβαση στις εφαρμογές γίνεται είτε μέσω web browser, είτε με χρήση των native Linux/Windows/Mac/Android/iOS εφαρμογών που παρέχονται. Μπορείτε να δείτε εδώ πόσα πλεονεκτήματα έχει σε σχέση με τις αντίστοιχες εμπορικές λύσεις κλειστού κώδικα. Στην ΕΕΛΛΑΚ επιλέξαμε το Nextcloud στο πλαίσιο των προσπαθειών μας να αποκτήσουμε πλήρη έλεγχο των δεδομένων μας και να μειώσουμε τη χρήση εφαρμογών κλειστού κώδικα.

Δυνατότητες Nextcloud

Ας χωρίσουμε τις δυνατότητες του nextcloud σε 3 κατηγορίες για να αναλύσουμε κάθε μια από αυτές ξεχωριστά.
• Email / Επαφές / Ημερολόγιο (Nextcloud Groupware)
• Διαχείριση Αρχείων / File Storage (Nextcloud Files)
• Συνεργασία

Email / Επαφές / Ημερολόγιο (Nextcloud Groupware)

Mail

Το nextcloud groupware παρέχει έναν mail client ο οποίος μπορεί να συνδεθεί με IMAP accounts. Υποστηρίζει ενοποίηση των mailboxes αν συνδεθεί με πάνω από ένα account και αποστολή/λήψη κρυπτογραφημένων emails με χρήση του Mailvelope browser extension. Για όσους όμως προτιμούν μια πιο γνώριμη λύση, υποστηρίζεται και ο RainLoop mail client.

Επαφές

Το Contacts app του nextcloud groupware υποστηρίζει επαφές στη μορφή vCard 3.0 και 4.0. Αυτή η μορφή επαφών είναι ήδη η πιο διαδεδομένη και μπορεί να περιέχει πληροφορίες όπως ονόματα και διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διευθύνσεις URL, λογότυπα, φωτογραφίες και κλιπ ήχου.

Ημερολόγιο

Το Calendar app παρέχει τη δυνατότητα να προστεθούν events και tasks, με πρόσκληση συμμετεχόντων και υπενθυμίσεις, αναζήτηση και προβολή του χρήστη ως απασχολημένο για να βρίσκεται εύκολα κοινός διαθέσιμος χρόνος.

Διαχείριση Αρχείων / File Storage (Nextcloud Files)

Δυνατότητες

• Αποθήκευση αρχείων
• Συγχρονισμός τους μεταξύ συσκευών
• Κοινοποίηση τους εσωτερικά, σε άλλους χρήστες της ίδιας ή άλλης εγκατάστασης nextcloud, ή δημόσια.

Collaboration

Για collaboration σε έγγραφα, απαιτείται εγκατάσταση και χρήση είτε του Collabora CODE είτε του ONLYOFFICE Workspace.

Στη σελίδα του ONLYOFFICE περιγράφονται οι διαφορές με το Collabora CODE. Οι κυριότερες είναι οι παρακάτω:

Διαφορές Collabora CODE – ONLYOFFICE Workspace

COLLABORA CODEONLYOFFICE Workspace
Εκτελείται στο Server SideΕκτελείται στο Client Side
Υποστηρίζει καλύτερα Open formats εγγράφωνΥποστηρίζει καλύτερα MS formats εγγράφων
Μεγαλύτερες απαιτήσεις RAM στον serverΛιγότερες απαιτήσεις RAM στον server
Πιο Αργό (Εξαρτάται από την ταχύτητα του server και τον αριθμό ταυτόχρονων χρηστών)Γρήγορη Ταχύτητα (εξαρτάται από τον υπολογιστή του χρήστη)

Αν και τεχνικά εφικτό, προτείνεται να επιλέξετε και να χρησιμοποιείτε μόνο μία από τις δύο λύσεις, καθώς ταυτόχρονη χρήση τους μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια πληροφορίας, εξαιτίας ασυμβατότητας μεταξύ τους.

Στην ΕΕΛΛΑΚ έχουμε επιλέξει να χρησιμοποιούμε το Collabora CODE, λόγο μεγαλύτερης εξοικείωσης με το LibreOffice (πάνω στο οποίο βασίζεται το Collabora CODE) καθώς και μειωμένη ανάγκη ταυτόχρονης επεξεργασίας εγγράφων.

Χρήσιμες εφαρμογές του Nextcloud

Παρακάτω θα βρείτε κάποιες από τις πιο χρήσιμες εφαρμογές του Nextcloud που δεν αναφέραμε ως τώρα, μαζί με μια σύντομη επεξήγηση της λειτουργικότητας που προσφέρουν.

Circles / CollectivesΔημιουργία ομάδων εργασίας με σκοπό την επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ των μελών της κάθε ομάδας.
Tasks / DeckΔημιουργία λίστας εργασιών και υποεργασιών, χρονοπρογραμματισμός και ανάθεσή τους σε μέλη εντός ή εκτός ομάδας εργασίας.
Forms / PollsΔημιουργία ερωτηματολογίων και διεξαγωγή δημοσκοπήσεων.
Antivirus for filesΈλεγχος για ιούς στα αρχεία που ανεβαίνουν στο Nextcloud.
Passwords / Passman / KeewebΔημιουργία, αποθήκευση και διαμοιρασμός κωδικών πρόσβασης.
TalkChat και κλήσεις ήχου και βίντεο.
BigBlueButton IntegrationΔημιουργία και διαχείριση τηλεδιασκέψεων σε εξωτερική εγκατάσταση πλατφόρμας BigBlueButton.
Element for NextcloudElement Client που μπορεί να συνδεθεί σε εξωτερική εγκατάσταση Matrix.

Μπορείτε να δείτε εδώ όλες τις διαθέσιμες εφαρμογές για την προσθήκη ακόμη περισσότερων δυνατοτήτων στην Nextcloud εγκατάστασή σας.

Ενσωμάτωση Matrix chat στο Nextcloud μέσω του Element Client app

Στην ΕΕΛΛΑΚ έχουμε συνδέσει τη δική μας εγκατάσταση Matrix / Jitsi με το Nextcloud, ώστε τα δύο συστήματα να διαλειτουργούν. Η διασύνδεση είναι πολύ εύκολη, αφού το μόνο που απαιτείται είναι να εγκαταστήσουμε και να ρυθμίσουμε το Element for Nextcloud app. Ένας administrator χρήστης μπορεί να βρει τις ρυθμίσεις της εφαρμογής στην καρτέλα Element των administration settings του Nextcloud, μετά την εγκατάσταση και ενεργοποίηση της εφαρμογής. Από εκεί, μπορεί να αλλάξει τα URLs που απαιτούνται ώστε να συνδεθεί ο Element client στη σωστή εξωτερική matrix εγκατάσταση. Δίνεται όμως και η δυνατότητα για να χρησιμοποιηθεί custom configuration. Κάνοντας εκεί επικόλληση το περιεχόμενο του config.json του Element client της εγκατάστασης μας, μπορούμε να προσφέρουμε στους χρήστες την ίδια εμπειρία μέσω του Nextcloud, που θα απολάμβαναν και στον εξωτερικά εγκατεστημένο Element client.

Εγκατάσταση

Η υποδομή που χρησιμοποιήσαμε για την εγκατάστασή μας είναι μια εικονική μηχανή που φιλοξενείται στο Okeanos-Knossos, εξοπλισμένη με:

  • 16 πυρήνες CPU
  • 16 Gb RAM
  • 1 Τb Αποθηκευτικού Χώρου για την αποθήκευση αρχείων
  • Στατικές δημόσιες IPv4 και IPv6 διευθύνσεις
  • Debian 10 Buster λειτουργικό σύστημα

Υπάρχει μια πληθώρα τρόπων που παρέχονται για την πραγματοποίηση της εγκατάστασης, με τον πιο απλό να είναι η χρήση του web installer. Υπάρχουν όμως και πακέτα για docker ή snap που μπορεί να χρησιμοποιήσει κάποιος, ή ακόμη και ένα προρυθμισμένο εικονικό μηχάνημα για τους λιγότερο τεχνικά καταρτισμένους χρήστες.

Συμπεράσματα

Μια εγκατάσταση Nextcloud θα σας επιτρέψει να πάρετε τον έλεγχο των δεδομένων σας, προστατεύει την ιδιωτικότητά σας, ενώ ταυτόχρονα βελτιώνει την παραγωγικότητα. Οι δυνατότητες που παρέχει είναι ήδη πολύ περισσότερες από τις αντίστοιχες λύσεις κλειστού κώδικα και βελτιώνονται συνεχώς, κρατώντας παράλληλα το κόστος στο ελάχιστο.

Leave a Comment