Ακόμα και σε ένα έργο ανοικτού κώδικα, δεν μπορείτε να αποφύγετε τις συναντήσεις. Ωστόσο, οι συναντήσεις δεν χρειάζεται να είναι άσκοπες. Αν γνωρίζετε πως να κρατάτε σημειώσεις, μπορεί να γίνει η συνάντησή σας χρήσιμη.
Πριν τη συνάντηση
Η καλή λήψη σημειώσεων ξεκινά πριν ακόμα αρχίσει η συνάντηση.
- Δημιουργήστε την ημερήσια διάταξη (ατζέντα). Κάθε συνάντηση χρειάζεται μια ημερήσια διάταξη με τα θέματα που θα συζητηθούν. Αυτό όχι μόνο βοηθά να παραμείνει η συνάντηση εστιασμένη και να προσκαλέσει τα σωστά άτομα, αλλά σου δίνει και ένα σημείο εκκίνησης για τις σημειώσεις σας. Μέρος της δημιουργίας της ημερήσιας διάταξης είναι η συλλογή των ενεργειών από την προηγούμενη συνάντηση για παρακολούθηση.
- Επέλεξε ένα μέσο. Πριν αρχίσετε να κρατάτε σημειώσεις, πρέπει να ξέρετε πώς θα το κάνετε. Έρευνες υποδεικνύουν ότι η λήψη σημειώσεων με χαρτί και στυλό βοηθά στην απομνημόνευση, αλλά αυτό δεν είναι εύκολο να μοιραστεί ή να αναζητηθεί. Αν η συνάντηση σας γίνεται σε κείμενο (όπως στο IRC ή στο Matrix), τότε κάτι όπως το Debian’s MeetBot είναι ιδανικό. Διαφορετικά, ένα συνεργατικό έγγραφο (όπως το Etherpad ή το Google Docs) λειτουργεί καλά.
- Επέλεξε έναν γραμματέα. Αυτό δεν πρέπει να είναι το άτομο που διαχειρίζεται τη συνάντηση. Είναι δύσκολο να κρατάς σημειώσεις και ταυτόχρονα να εστιάζεις στη ροή της συζήτησης για να την κατευθύνεις. Ορίστε ένα άτομο πριν (ή στην αρχή) της συνάντησης να είναι υπεύθυνο για τις σημειώσεις.
- Ορίστε προσδοκίες. Αν έχετε ένα κοινόχρηστο έγγραφο σημειώσεων, πώς πρέπει να αλληλεπιδρούν τα άτομα με αυτό; Μπορούν να προσθέτουν τις δικές τους σημειώσεις καθώς προχωρά η συνάντηση; Πρέπει να ζητήσουν άδεια για να προσθέσουν κάτι κατά τη διάρκεια της συνάντησης; Μπορούν να κάνουν διευκρινίσεις και επεξεργασίες μετά το τέλος της; Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε αν υπάρχουν ορισμένα πράγματα (π.χ. εμπιστευτικές πληροφορίες) που δεν θα συμπεριληφθούν στις σημειώσεις ή θα εξαιρεθούν από τη δημοσιευμένη έκδοση.
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης
Όταν αρχίσει η συνάντηση, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει γραμματέας και να υπενθυμίσετε στους συμμετέχοντες τις προσδοκίες. Μετά αρχίζει η διασκέδαση!
- Καταγράψτε τις βασικές πληροφορίες. Σημειώστε το όνομα της συνάντησης, την ημερομηνία και τον τόπο. Αυτό βοηθά να τοποθετήσετε τις σημειώσεις στο κατάλληλο ιστορικό πλαίσιο.
- Καταγράψτε τα παρόντα άτομα. Η καταγραφή των παρόντων διευκολύνει την κατανόηση αργότερα ποιος ήταν στην αίθουσα κατά τη συζήτηση. Πολλά άρθρα σχετικά με το πώς να κρατάς σημειώσεις θα προτείνουν επίσης να καταγράφονται οι απουσίες, αλλά αυτό είναι λιγότερο χρήσιμο σε αυτό το πλαίσιο. Οι συναντήσεις σε ένα έργο ανοικτού κώδικα είναι γενικά δημόσιες ή ημι-δημόσιες, οπότε είναι δύσκολο να καταγράψεις όλους όσους δεν είναι παρόντες.
- Κρατά σημειώσεις. Προφανώς. Η παρακάτω υποενότητα περιέχει περισσότερες λεπτομέρειες.
- Σημείωσε τα σημαντικά σημεία. Υπάρχουν μερικά πράγματα που θα πρέπει να επισημάνετε ξεκάθαρα στις σημειώσεις:
- Προτάσεις. Όταν κάποιος κάνει μια πρόταση, σημειώστε ποια είναι η πρόταση και ποιος την έκανε.
- Αποφάσεις. (Μερικές φορές ονομάζονται “συμφωνίες”.) Τι συμφώνησε η ομάδα; Αν έγινε ψηφοφορία, καταγράψτε το αποτέλεσμα (ή μια πλήρη λίστα με τα ονόματα).
- Ενέργειες. Οι συναντήσεις είναι υπέροχες στο να δημιουργούν εργασίες. Καταγράψτε ποιος είναι υπεύθυνος για τι και μέχρι πότε.
- Αιτήματα βοήθειας. Αν κάποιος ζητήσει βοήθεια, σημειώστε το ώστε να μπορούν άλλοι να δουν τι χρειάζεται.
Κρατώντας σημειώσεις
Μέχρι τώρα, έχω αγνοήσει μια διάκριση μεταξύ σημειώσεων και πρακτικών συνεδριάσεων. Οι σημειώσεις είναι λιγότερο δομημένες και πιο πυκνές. Τα πρακτικά είναι μια τυποποιημένη έκδοση των σημειώσεων. Η προσέγγιση που θα ακολουθήσεις εξαρτάται από το πλαίσιο. Οι καλά δομημένες συναντήσεις που εστιάζουν σε ενημερώσεις και συντονισμό μπορούν να μεταβούν απευθείας στα πρακτικά. Οι συναντήσεις στρατηγικού σχεδιασμού και brainstorming συχνά ωφελούνται από ένα πιο ελεύθερο στυλ σημειώσεων.
Για να δημιουργήσεις πρακτικά, η αγαπημένη μου προσέγγιση είναι να χρησιμοποιήσεις μια λίστα. Μια μη ταξινομημένη λίστα λειτουργεί, αλλά μια ταξινομημένη σου δίνει τη δυνατότητα να αναφέρεσαι γρήγορα σε άλλα σημεία. Σε κάθε περίπτωση, χρησιμοποιείς μια μορφή περιγράμματος. Κάθε θέμα είναι μια κορυφαία καταχώρηση στη λίστα, με σημαντικά σημεία και κλειδιά σημειώσεις υποδιαιρεμένες κάτω από αυτό. Όταν προσθέτεις σημειώσεις, φρόντισε να αναφέρεις ποιος είπε τι.
Οι σημειώσεις είναι λίγο πιο δύσκολες. Θέλεις να καταγράψεις όσα συμβαίνουν με αρκετή λεπτομέρεια ώστε οι σημειώσεις να είναι χρήσιμες αργότερα, αλλά δεν μπορείς να κάνεις μια λέξη προς λέξη μεταγραφή. Παρά τα όσα σου έχω πει στο παρελθόν, τα ακρωνύμια και οι συντομογραφίες είναι οι φίλοι σου εδώ. Συντομογράφησε όταν μπορείς να το κάνεις λογικά. Όπως και στα πρακτικά, θα πρέπει να είσαι σαφής σχετικά με το ποιος μιλάει.
Συνήθως προσπαθώ να συμπυκνώσω κάθε τρεις προτάσεις περίπου σε μία. Αυτός είναι ένας πολύ χαλαρός κανόνας, όμως. Προσπαθείς να συνοψίσεις τις σκέψεις των ανθρώπων επί τόπου, οπότε κάνε το καλύτερό σου να συνθέσεις όσα λέγονται και μετά να τα ξεχάσεις για να προχωρήσεις. Αυτός είναι ο κύριος λόγος για τον οποίο είναι δύσκολο να διαχειρίζεσαι και να κρατάς σημειώσεις ταυτόχρονα. Θα γίνεις καλύτερος σε αυτό με την εξάσκηση, αλλά μην διστάσεις να ζητήσεις μια παύση στη συζήτηση για να προλάβεις.
Μετά τη συνάντηση
Μόνο επειδή η συνάντηση τελείωσε, δεν σημαίνει ότι οι σημειώσεις έχουν ολοκληρωθεί.
- Δημιούργησε πρακτικά. Αν κράτησες σημειώσεις σε στυλ πρακτικών, τότε δεν χρειάζεται να κάνεις τίποτα εδώ. Αν χρησιμοποίησες το στυλ σημειώσεων, συμπύκνωσε τις σημειώσεις σου σε πρακτικά.
- Δημοσίευσε τα πρακτικά. Πάρε τα πρακτικά σου και βάλτα στο μέρος όπου η κοινότητά σου δημοσιεύει πρακτικά. Και πάλι, εδώ είναι που το MeetBot κάνει τη ζωή λίγο πιο εύκολη, αφού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αυτόματη δημοσίευση πρακτικών.
- Ενημέρωσε εργασίες, σφάλματα κ.λπ. Αν η συνάντηση περιλάμβανε συζήτηση για εργασίες, σφάλματα ή άλλα παρακολουθούμενα στοιχεία, πρόσθεσε ένα σχόλιο με τα αποτελέσματα της συνάντησης. Θα πρέπει επίσης να κλείσεις, να αναθέσεις ξανά ή να κάνεις οποιαδήποτε άλλη απαραίτητη προσαρμογή. Μερικές φορές δεν θα χρειαστεί να κάνεις τίποτα, επειδή η συνάντηση δεν έφτασε το θέμα σε μια απόφαση.
- Δημιούργησε θέματα για τις εργασίες. Αν δημιουργήθηκαν νέες εργασίες, άνοιξε ένα θέμα στον κατάλληλο καταγραφέα. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι η εργασία δεν θα γίνει ανενέργεια.
Πηγή άρθρου: https://planet.ellak.gr/ , https://eiosifidis.blogspot.com/