Νέα από τον πλανήτη…planet.ellak.gr: Τρόπος μεταφοράς από το Google Workspace στο ONLYOFFICE DocSpace

by: Ευστάθιος Ιωσηφίδης

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να αποφασίσετε να εγκαταλείψετε το Google Workspace και να προχωρήσετε στη διαδικασία μετεγκατάστασης.

• Το Google Workspace είναι ένα ιδιοταγές λογισμικό. Ο πηγαίος κώδικας του είναι κλειστός για το κοινό, επομένως κανείς, εκτός από τους προγραμματιστές της Google, δεν γνωρίζει πώς πραγματικά λειτουργεί και χειρίζεται τα δεδομένα σας.
• Το Google Workspace βασίζεται εξ ολοκλήρου στο cloud. Ο τεχνολογικός γίγαντας δεν σας παρέχει την ελευθερία να φιλοξενήσετε τα δεδομένα σας στον δικό σας διακομιστή, επομένως πρέπει να διατηρείτε τα πάντα στο cloud, γεγονός που οδηγεί σε ανησυχίες σχετικά με το απόρρητο.
• Η κρυπτογράφηση του Google Workspace δεν είναι αξιόπιστη. Η κρυπτογράφηση αρχείων από την πλευρά του διακομιστή δεν εγγυάται ισχυρή ασφάλεια, επειδή όλα τα κλειδιά κρυπτογράφησης είναι προσβάσιμα στην Google.
• Το Google Workspace δεν είναι διαθέσιμο δωρεάν. Το αρχικό του πρόγραμμα κοστίζει $7,20 ανά χρήστη ανά μήνα, επομένως πρέπει να είστε έτοιμοι να αδειάσετε το πορτοφόλι σας εάν σκοπεύετε να παραμείνετε στο Google Workspace μετά τη λήξη της δωρεάν δοκιμαστικής περιόδου 14 ημερών.

ONLYOFFICE DocSpace, μια ασφαλής εναλλακτική λύση στο Google Workspace

Λαμβάνοντας υπόψη τους λόγους που αναφέρθηκαν παραπάνω, ίσως θα ήταν καλή ιδέα να αναζητήσετε μια πιο ευέλικτη και ασφαλή λύση, όπως το ONLYOFFICE DocSpace.

Το ONLYOFFICE DocSpace είναι ένα περιβάλλον που βασίζεται σε δωμάτια για την οργάνωση μιας ξεκάθαρης δομής αρχείων ανάλογα με τις ανάγκες ή τους στόχους του έργου σας. Η πλατφόρμα διαθέτει ενσωματωμένα προγράμματα προβολής και επεξεργασίας στο διαδίκτυο που σας επιτρέπουν να εργάζεστε με αρχεία πολλαπλών μορφών, συμπεριλαμβανομένων εγγράφων κειμένου, ψηφιακών φορμών, φύλλων, παρουσιάσεων, PDF, ηλεκτρονικών βιβλίων και πολυμέσων.

Τα δωμάτια του DocSpace διαθέτουν το προκαθορισμένο επίπεδο πρόσβασης για τη διασφάλιση της γρήγορης κοινής χρήσης αρχείων και την αποφυγή περιττών επαναλαμβανόμενων ενεργειών. Τα δωμάτια συνεργασίας προορίζονται για τη κοινή συγγραφή εγγράφων, την παρακολούθηση αλλαγών και την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο. Στα δημόσια δωμάτια, οι εξωτερικοί χρήστες μπορούν να προβάλλουν έγγραφα χωρίς εγγραφή. Τα προσαρμοσμένα δωμάτια έχουν σχεδιαστεί για οποιονδήποτε προσαρμοσμένο σκοπό, για παράδειγμα, για να ζητήσετε έλεγχο εγγράφων ή σχόλια ή να μοιραστείτε οποιοδήποτε περιεχόμενο μόνο για προβολή.

Οι έτοιμες ενσωματώσεις με Zoom, Zapier, WordPress και Drupal συμβάλλουν στη βελτιωμένη εμπειρία χρήστη.

Το ONLYOFFICE DocSpace είναι ένας ασφαλής τρόπος εργασίας τόσο με προσωπικά όσο και με εταιρικά έγγραφα. Είναι ανοιχτού κώδικα, πλήρως συμβατό με το GDPR και μπορεί να φιλοξενηθεί στον δικό σας διακομιστή.

• Το πρωτόκολλο HTTPS κρυπτογραφεί την κυκλοφορία κατά τη μεταφορά, το JWT προστατεύει τα αρχεία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Είναι δυνατή η ενεργοποίηση της προστασίας με κωδικό πρόσβασης και της υδατοσήμανσης.
• Μαζί με τα διάφορα επίπεδα πρόσβασης, οι διαχειριστές χώρου μπορούν επίσης να προσαρμόσουν τις ρυθμίσεις ασφαλείας για να ελέγχουν τη διαδικασία σύνδεσης και να αποτρέπουν διαρροές δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επιλογών όπως 2FA και Single Sign-On, αξιόπιστους τομείς αλληλογραφίας και διάρκεια περιόδου σύνδεσης, περιορισμό IP κ.λπ. Παρακολουθήστε τις δραστηριότητες των χρηστών, το Ιστορικό σύνδεσης και η διαδρομή ελέγχου είναι διαθέσιμα.
• Τα αυτόματα και μη αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα σας παραμένουν ασφαλή σε περίπτωση βλάβης της υποδομής.

Για μικρότερες ομάδες που δεν χρειάζονται μεγάλο αριθμό διαχειριστών και power users, το DocSpace παρέχεται δωρεάν. Αυτό που είναι σημαντικό, μπορείτε να προσκαλέσετε απεριόριστο αριθμό χρηστών να συνεργαστούν με συναδέλφους και εξωτερικούς συνεργάτες ή πελάτες.

Η αυτο-φιλοξενούμενη έκδοση παρέχει μια δωρεάν Κοινότητα DocSpace. Υπάρχει επίσης Family Pack για οικιακή χρήση.

Αποκτήστε αυτο-φιλοξενούμενο DocSpace

ή

Δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό στο cloud

Πώς να ξεκινήσετε με τη μετεγκατάσταση δεδομένων

Εάν αποφασίσετε να κάνετε μετεγκατάσταση από το Google Workspace στο ONLYOFFICE DocSpace, πρέπει να “φροντίσετε” ελέγχοντας όλα τα δεδομένα σας. Η έναρξη από το μηδέν δεν είναι ποτέ εύκολη, επομένως το ONLYOFFICE καθιστά δυνατή τη μεταφορά όλων των χρηστών, των προσωπικών και κοινών εγγράφων τους.

Η διαδικασία μετανάστευσης περιλαμβάνει τρία στάδια:

• Εξαγωγή δεδομένων από το Google Workspace.
• Στάδιο προετοιμασίας.
• Εισαγωγή δεδομένων στο ONLYOFFICE DocSpace.

Βήμα 1. Εξαγωγή δεδομένων από το Google Workspace

Πρώτα απ ‘όλα, πρέπει να εξαγάγετε τα δεδομένα των χρηστών σας από την κονσόλα διαχειριστή Google:

• Συνδεθείτε στην κονσόλα διαχειριστή Google.
• Κάντε κλικ στο Άνοιγμα στην Αρχική σελίδα.
• Βρείτε Εργαλεία στη δεξιά πλαϊνή γραμμή και κάντε κλικ στην Εξαγωγή δεδομένων.

Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία, πρέπει απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί Έναρξη εξαγωγής. Μην ξεχνάτε ότι εάν ολοκληρώσετε την εξαγωγή δεδομένων, θα πρέπει να περιμένετε 30 ημέρες μέχρι να ξεκινήσετε μια άλλη.

Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία εξαγωγής δεδομένων, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν ειδικό σύνδεσμο προς το Google Cloud Storage. Ανοίξτε τον σύνδεσμο και θα αποκτήσετε πρόσβαση στο φάκελο με τα δεδομένα των χρηστών σας. Κάντε λήψη του φακέλου και προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

Βήμα 2. Προετοιμάστε δεδομένα για μετεγκατάσταση

Ο ληφθέν φάκελος περιέχει υποφακέλους με τα δεδομένα των χρηστών σας. Κάθε υποφάκελος αντιστοιχεί σε έναν χρήστη. Επιλέξτε χρήστες των οποίων τα δεδομένα θέλετε να μεταφέρετε στο ONLYOFFICE DocSpace.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι κάθε αρχείο αντιπροσωπεύει έναν χρήστη του Google Workspace. Η καλύτερη στρατηγική είναι να ανεβάσετε τα αρχεία πολλών χρηστών.

Βήμα 3. Εισαγάγετε δεδομένα στο ONLYOFFICE DocSpace

Όταν τα δεδομένα των χρηστών σας είναι έτοιμα, ήρθε η ώρα να τα μεταφέρετε στο ONLYOFFICE DocSpace. Συνδεθείτε στο DocSpace σας και μεταβείτε στην ενότητα Data Import στις Ρυθμίσεις. Κάντε κλικ στον σύνδεσμο Εισαγωγή δίπλα στο Google Workspace.

Ανεβάστε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Περιμένετε λίγο, μέχρι να ολοκληρωθεί η μεταφόρτωση και η ανάλυση των δεδομένων.

• Επιλέξτε τους χρήστες και τους τύπους τους (ρόλους) από τη λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο βήμα.
• Επιλέξτε μονάδες για εισαγωγή. Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη εισαγωγής δεδομένων για να προχωρήσετε στο τελικό βήμα.
• Μετά τη μετεγκατάσταση των δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να ολοκληρώσετε την εισαγωγή δεδομένων.

Γρήγορη συμβουλή: Mπορείτε να στείλετε μια επιστολή καλωσορίσματος στους νέους χρήστες. Αυτή η επιστολή θα ενημερώσει τους χρήστες σας σχετικά με τη μετεγκατάσταση στο ONLYOFFICE DocSpace. Περιέχει μια σύντομη περιγραφή των κύριων χαρακτηριστικών και έναν σύνδεσμο σύνδεσης. Για να στείλετε την επιστολή, επιλέξτε την επιλογή Αποστολή επιστολής πρόσκλησης πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Αφού ολοκληρωθεί η μετεγκατάσταση, οι νέοι χρήστες μπορούν να βρεθούν στην ενότητα Λογαριασμοί. Τα προσωπικά αρχεία, τα κοινόχρηστα αρχεία είναι προσβάσιμα μέσω της ενότητας Τα έγγραφά μου. Οι κοινόχρηστοι φάκελοι, τα κοινά αρχεία, τα αρχεία έργου είναι προσβάσιμα μέσω των ενοτήτων Δωμάτια.

Όπως μπορείτε να δείτε, η διαδικασία μετεγκατάστασης του Google Workspace δεν είναι τόσο δύσκολη όσο μπορεί να φαίνεται με την πρώτη ματιά. Απλώς ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα για να εγκαταλείψετε το ιδιοταγές λογισμικό υπέρ της εναλλακτικής λύσης ανοιχτού κώδικα.

Πηγή άρθρου: https://planet.ellak.gr/ , https://eiosifidis.blogspot.com